Например я использую следующую форму:
Номер. Факт - Сводка факта; Статус; Значение факта; Другие сведения; ИМХО
Номер - порядковый номер.
Факт - тема обсуждения.
Сводка факта - как можно более краткие итоги имеющее наибольшее значение.
Статус - это может быть следующее, окончено, в процессе, сворачивается, разворачивается, и т.д.
Значение факта - как это может повлиять на нас, опасно, безопасно, низкая опасность, высокая опасность, стоит обращать внимание, примечательно, будет иметь последствия, и т.д.
Другие сведения - это опционально, дата, источник, что-то что не подпадает под вышесказанное.
ИМХО - тут всё думаю ясно, десу.
Шаблон:
. - ; ; ; ;
Примечание: обратите внимание на количество знаков «;», после четвёртого знака «;» идёт ИМХО.